Proposal là gì? Cấu trúc và cách viết Proposal cực đơn giản

Proposal được xem là tài liệu rất quan trọng khi bạn trình bày một ý tưởng, kế hoạch hoặc dự án quan trọng tới khách hàng của mình. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về hình thức này, Nhà In Online sẽ giới thiệu chi tiết trong bài viết dưới đây!

Proposal là gì?

Proposal là một tài liệu hoặc bản trình bày chi tiết một ý tưởng, kế hoạch, hoặc dự án cụ thể mà một cá nhân hoặc tổ chức muốn chia sẻ hoặc đề xuất cho đối tác, khách hàng, hoặc bất kỳ bên nào có thể quan tâm đến nó.

Trong “proposal,” thông tin như chiến lược, ngân sách, thời gian thực hiện, điều khoản hợp đồng, và các chi tiết quan trọng khác được trình bày để giải thích và thuyết phục người đọc về tính khả thi và giá trị của ý tưởng hoặc dự án đề xuất. “Proposal” thường được sử dụng trong môi trường kinh doanh và chuyên môn để làm việc với đối tác, khách hàng, hoặc các bên liên quan khác.

Tìm hiểu về Proposal

Cấu trúc chi tiết của Proposal gồm những gì?

Phần 1: Giới thiệu

Phần giới thiệu của một “proposal” cần bao gồm các thông tin quan trọng sau:

• Tên dự án/ chương trình và hình thức: Xác định tên dự án hoặc chương trình cùng với loại hình thức hoặc tính chất của nó.
• Giới thiệu về bản thân và lý do gửi proposal: Trình bày thông tin cá nhân hoặc của tổ chức, và nêu rõ lý do tại sao bạn gửi proposal này.
• Tham gia và trách nhiệm chính: Liệt kê tên và vai trò của những người tham gia quan trọng trong dự án và xác định ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện nó.
• Các đầu mục công việc: Tóm tắt ngắn gọn về các nhiệm vụ cụ thể mà bạn muốn người đọc thực hiện.
• Khung nội dung chương trình: Mô tả ngắn gọn về nội dung của chương trình hoặc dự án, bao gồm các chủ đề chính và mục tiêu.
• Thông tin liên hệ: Cung cấp thông tin liên hệ của bạn hoặc tổ chức của bạn để người đọc có thể liên hệ để biết thêm chi tiết hoặc hỏi thắc mắc.
• Phần này giúp tạo ra sự hiểu biết ban đầu và quyết định của người đọc về proposal, và làm cho nó trở nên dễ hiểu và hấp dẫn.

Phần 2: Đặt khách hàng là trung tâm 

Cấu trúc của Proposal

Phần này là phần quan trọng trong “proposal,” và nó thường được gọi là “Mục tiêu và Kế hoạch thực hiện.” Đây là nơi bạn trình bày các thông tin quan trọng để thuyết phục đối tượng mua hàng (hoặc người đọc) về tính khả thi và giá trị của dự án hoặc chương trình. Dưới đây là các yếu tố quan trọng trong phần này:

• Lý do thực hiện dự án/ chương trình: Trình bày một lý do cụ thể và rõ ràng về tại sao dự án hoặc chương trình này cần được thực hiện.
• Thời gian diễn ra dự án: Xác định thời gian dự kiến cho việc thực hiện dự án hoặc chương trình.
• Địa điểm diễn ra dự án: Nếu địa điểm là một yếu tố quan trọng, bạn cần xác định nơi mà dự án hoặc chương trình sẽ được thực hiện.
• Timeline các công việc trong dự án/ chương trình: Trình bày một bản đồ thời gian chi tiết cho các công việc và hoạt động trong dự án hoặc chương trình.

Phần này có mục tiêu chính là thuyết phục người đọc rằng dự án hoặc chương trình của bạn là hợp lý, có lợi ích và khả thi để đạt được các mục tiêu cụ thể mà bạn đã đề ra.

Phần 3: Diễn tả chi tiết về những gì bạn đề xuất với khách hàng

Phần nội dung của “proposal” cần được trình bày chi tiết và khoa học để làm cho nó dễ hiểu và thuyết phục đối tượng mua hàng (khách hàng hoặc đối tác). Dưới đây là các nội dung quan trọng cần bao gồm trong phần này:

• Ý tưởng được thể hiện trong dự án/ chương trình: Trình bày ý tưởng cụ thể của dự án hoặc chương trình một cách rõ ràng và chi tiết. Miêu tả các phần tử chính của ý tưởng, như mục tiêu, phạm vi, và cách thức thực hiện.
• Lợi ích và thuận lợi cho đối tác hoặc khách hàng: Đưa ra rõ ràng những lợi ích mà dự án hoặc chương trình này sẽ mang lại cho đối tác hoặc khách hàng.
• Chi phí cho đối tác hoặc khách hàng: Trình bày một ước tính chi phí cụ thể mà đối tác hoặc khách hàng cần chi trả cho việc thực hiện dự án hoặc chương trình này.

Phần 4: Chuyên môn và kinh nghiệm của công ty bạn

Thể hiện rõ chuyên môn của công ty

Phần cuối của “proposal” là cơ hội để bạn tạo ấn tượng cuối cùng và thuyết phục đối tượng mua hàng. Dưới đây là các yếu tố quan trọng để bao gồm trong phần này:

• Giới thiệu về doanh nghiệp: Trình bày thông tin chi tiết về doanh nghiệp của bạn, bao gồm lịch sử, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, và tầm nhìn.
• Phòng ban, team, nhân sự nổi bật: Giới thiệu các phòng ban và nhân sự quan trọng trong tổ chức của bạn.
• Các đơn vị đã hợp tác thành công với doanh nghiệp: Nếu có, liệt kê các đối tác hoặc khách hàng đã từng hợp tác thành công với doanh nghiệp của bạn.
• Các giải thưởng, thành tựu đạt được của doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp của bạn đã đạt được các giải thưởng hoặc có những thành tựu ấn tượng, đề cập đến chúng ở đây.

Phần này cần được trình bày một cách chuyên nghiệp và tổ chức, nhấn mạnh các yếu điểm mạnh của doanh nghiệp để thuyết phục đối tượng mua hàng về khả năng của bạn trong việc thực hiện dự án hoặc chương trình.

Hướng dẫn thiết kế Proposal trên Canva

Dưới đây là hướng dẫn cụ thể về cách thiết kế một proposal trên Canva:

Bước 1: Mở Canva

Mở trình duyệt web và truy cập vào trang web của Canva.

Bước 2: Tìm mẫu Proposal phù hợp

Sau khi đã đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản Canva (nếu cần), bạn có thể bắt đầu tìm kiếm mẫu proposal phù hợp. Sử dụng thanh tìm kiếm ở trang chủ của Canva và nhập từ khóa “Proposal.”

Lựa chọn mẫu Proposal phù hợp với nhu cầu của bạn

Bước 3: Khám phá các tính năng

Chọn mẫu proposal mà bạn muốn sử dụng. Canva cung cấp một loạt các mẫu proposal với thiết kế đa dạng. Bạn có thể xem trước mẫu bằng cách nhấp vào nó.

Bước 4: Tùy chỉnh thêm chi tiết

Sau khi chọn mẫu, bạn có thể tùy chỉnh nó theo nhu cầu của mình.

Canva cung cấp một giao diện dễ sử dụng cho phép bạn thay đổi màu sắc, font chữ, thêm hình ảnh, và chỉnh sửa văn bản một cách dễ dàng. Bạn cũng có thể thêm logo của doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn.

Thiết kế mẫu Proposal phù hợp

Bước 5: Tải xuống và chia sẻ

• Khi bạn đã hoàn thành thiết kế proposal theo ý muốn, nhấp vào nút “Tải xuống” ở góc trên cùng bên phải của màn hình để lưu tài liệu trên máy tính của bạn.
• Sau khi tải xuống, bạn có thể in proposal hoặc chia sẻ nó qua email hoặc các phương tiện truyền thông xã hội.
• Nhớ kiểm tra lại tất cả thông tin và thiết kế để đảm bảo rằng proposal của bạn đáp ứng đúng yêu cầu và tạo ấn tượng tốt đối với đối tượng mua hàng.

Mẫu Template cơ bản của Proposal

Mẫu template cho proposal đơn giản

Proposal cần thể hiện sự chuyên nghiệp và chính xác

Thiết kế nên sử dụng màu sắc hài hoà, liên quan tới doanh nghiệp

Trình bày Proposal ngắn gọn, dễ nhìn

Lưu ý tới cách trình bày và màu sắc

Tips viết Proposal chuyên nghiệp

Viết một proposal chuyên nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tập trung vào chi tiết. Dưới đây là một số tips giúp bạn viết proposal chuyên nghiệp:

• Nắm vững yêu cầu của dự án: Trước khi bắt đầu viết, hiểu rõ về yêu cầu và mục tiêu của dự án. Điều này giúp bạn tập trung vào những thông tin quan trọng và cần thiết.
• Tạo cấu trúc logic: Chia proposal thành các phần rõ ràng và tuân theo cấu trúc logic. Bao gồm phần giới thiệu, mục tiêu, phạm vi, kế hoạch thực hiện, ngân sách, và các thông tin liên quan khác.

Mẹo viết Proposal chuyên nghiệp

• Sử dụng ngôn ngữ chính xác và chuyên nghiệp: Tránh viết dài dòng hoặc sử dụng ngôn ngữ không rõ ràng. Sử dụng câu văn ngắn gọn, chính xác, và tránh từ lóng hoặc ngôn ngữ không chuyên ngành.
• Thể hiện giá trị của bạn: Đảm bảo rằng proposal của bạn nêu rõ giá trị mà bạn đem lại cho dự án hoặc khách hàng. Miêu tả cụ thể về cách bạn có thể giải quyết vấn đề hoặc đáp ứng nhu cầu của họ.

Các lỗi cần tránh khi viết Proposal

Khi viết một proposal, có một số lỗi thường gặp mà bạn nên tránh để đảm bảo rằng tài liệu của bạn chuyên nghiệp và thuyết phục. Dưới đây là danh sách các lỗi phổ biến cần tránh:

• Thiếu thông tin cơ bản: Không nêu rõ yêu cầu dự án, mục tiêu, phạm vi, hoặc lịch trình là một lỗi cơ bản. Đảm bảo rằng proposal của bạn trả lời đầy đủ các câu hỏi cơ bản về dự án.
• Ngôn ngữ không chuyên nghiệp: Sử dụng ngôn ngữ chính xác và chuyên nghiệp. Tránh viết dài dòng hoặc sử dụng từ ngữ không phù hợp.
• Thiếu lợi ích cho đối tượng mua hàng: Nếu proposal của bạn không nêu rõ lợi ích mà đối tượng mua hàng sẽ nhận được, họ có thể không thấy giá trị trong việc hợp tác với bạn.

Trên đây là hướng dẫn Proposal là gì? Cấu trúc và cách viết Proposal cực đơn giản, hy vọng quý khách sẽ có được một sản phẩm ưng ý thông qua những chia sẻ của chúng tôi.